transformar numa solução acaba, na maioria das vezes se transformando num enorme problema, caso os detalhes não sejam claros e definidos, ou seja, antes de qualquer iniciativa, levar em consideração que, terceirizar exige que se inicie o plano de um projeto com todas as fases e envolvimento das áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos e que o mesmo seja priorizado e avaliado quanto aos objetivos estratégicos do negócio.
Não existe uma receita pronta. Devemos considerar que, primeiramente, a empresa sofrerá um processo de grandes mudanças e estas mudanças estão diretamente ligadas às estruturas organizacionais, cultura e principalmente das pessoas que fazem parte do processo.
Então vamos ao primeiro questionamento: Porque a minha empresa quer terceirizar uma determinada área, atividade ou serviço? Aqui há de se considerar alguns pontos: internamente não compensa ou, não é o foco do negócio ou, para que gastar esforços em excelência se existem empresas que são especializadas e focadas na atividade em questão?
Avaliando-se apenas os pontos levantados partimos para o segundo questionamento: Quais são os efeitos esperados após a terceirização? Em primeiro lugar o fator sempre levado em consideração é a redução de custos, mas aqui vale um ponto de atenção, pois nem sempre se tem os resultados esperados e aqui afirmo já com a experiência vivida neste processo; o que acontece é que os custos passam a ser controlados e a partir destes controles você passa a ter a Gestão do Negócio e, com a maturidade e uma maior conscientização dos usuários, o seu uso passa a ser otimizado. Este é um típico caso de outsourcing de impressão onde outros fatores deveriam ter mais peso, tais como: qualidade nos serviços prestados, disponibilidade, qualidade de impressão, administração dos consumíveis, controle de impressões por Centro de Custo e o que considero fundamental: a escolha do Fornecedor.
Não basta somente ter o custo baixo por folha impressa, tem que ter histórico, referências, ou seja, ser realmente um fornecedor de peso no mercado e que tenha geograficamente o atendimento adequado do pós-venda.
Os outros dois pontos a serem considerados como efeitos são: substituição de custos fixos por variáveis e agilidade.
Para finalizarmos e fazermos um link, já que este Blog trata da Governança de TI que tem por definição: "um conjunto de estruturas relacionadas a processos para dirigir e controlar a organização com o objetivo de agregar valor e atingir estes objetivos", façamos então a comparação de acordo com o ITGI (IT Governance Institute) sobre a Governança de Outosourcing que “é um conjunto de responsabilidades, objetivos, interfaces e controles requeridos para a antecipação de mudanças e a gestão da introdução, da manutenção, do desempenho, dos custos e controles fornecidos por terceiros. É um processo ativo que o cliente e o fornecedor de serviços devem adotar para fornecerem uma abordagem comum, efetiva e consistente que identifica a informação necessária, relacionamentos, controles e trocas entre os interessados de ambas as partes”.
Assim como a Governança de TI está baseada em processos e controles, da mesma forma a Governança de Outsourcing de TI também requer que sejam desenvolvidos processos e que etapas sejam estabelecidas e seguidas para que a probabilidade de sucesso e alcance dos objetivos sejam atingidos.